Welche Belege können Sie nun vernichten?

Nach Ablauf des Jahres 2010 können Sie in der Regel folgende Unterlagen vernichten:

Bücher, Jahresabschlüsse: Alle bis einschließlich 2000 geführten Bücher, Jahresabschlüsse einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnung, ggf. Anhang, Inventare einschließlich der Inventurunterlagen, wenn diese vor dem 1.1.2001 erstellt sind (letzte Eintragung vor dem 1.1.2001).

 

Arbeitsanweisungen: Für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen gilt die gleiche Aufbewahrungsfrist wie für die zugehörigen Unterlagen, soweit zum Verständnis der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erforderlich, z.B. für Kontenpläne, ggf. Hauptabschlussübersicht. Bei Speicherung durch EDV ist auch die gesamte Programm- und Systemdokumentation einschließlich Änderungen aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht bleibt auch bei Systemwechsel innerhalb der Aufbewahrungsfrist bestehen. Die Darstellbarkeit der Daten muss während der Frist gewährleistet sein.

Buchungsbelege: Buchungsbelege, z.B. Rechnungen, soweit sie vor dem 1.1.2001 erstellt oder entstanden sind. Umsatzsteuerlich gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen und Doppel abgesandter Rechnungen, bei Verstößen droht ein Bußgeld bis 5.000 €.

Lohnkonto-Belege für Lohnzahlungen vor dem 1.1.2005, die nicht Teil der Buchführung sind.

Andere Geschäftspapiere: Alle bis einschließlich 2004 angefallenen anderen Geschäftspapiere, wie vor dem 1.1.2005 erhaltene Geschäftsbriefe und Kopien der abgegangenen, sonstige vor dem 1.1.2005 entstandene Unterlagen.

Wichtig: Wenn die gewöhnlich 4-jährige Festsetzungsfrist für Steuern des betreffenden Jahres noch nicht abgelaufen ist, besteht die Aufbewahrungspflicht fort. Der Ablauf der Frist beginnt in der Regel mit Ende des Jahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde. Noch anhängige Klagen, Einsprüche oder eine noch laufende Betriebsprüfung können den Fristablauf verzögern.


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